Para los abogados de todo el país, el concepto de trabajar a distancia desde sus bufetes se convirtió en una realidad inquietante casi de la noche a la mañana, ya que muchos gobernadores y alcaldes comenzaron a exigir el cierre de negocios no esenciales a principios de esta semana debido a la pandemia de COVID-19. Si usted es uno de esos abogados o miembros del personal, entonces sin duda está luchando por identificar las herramientas que su bufete virtual que necesita para ponerse en marcha rápidamente para poder trabajar a distancia desde su casa y seguir atendiendo las importantes necesidades legales de sus clientes.
Si bien esto puede parecer una tarea desalentadora, configurar su bufete para el trabajo a distancia es más fácil que nunca en el año 2020. Las tecnologías basadas en la nube han proliferado en los últimos años. Como resultado, hay una amplia gama de herramientas disponibles para manejar casi todos los aspectos de su bufete de abogados desde cualquier lugar, siempre y cuando tenga acceso a Internet.
Es tranquilizador que el uso de estas herramientas en su bufete de abogados no sólo es conveniente y asequible, sino que también es éticamente permisible. De hecho, los comités de ética de más de 20 estados han sopesado y concluido que los abogados pueden utilizar éticamente el software de computación en la nube para almacenar y transmitir datos confidenciales de los clientes siempre que se ejerza un cuidado razonable en la investigación del proveedor de la nube antes de utilizar sus servicios.
Por supuesto, ahora que su equipo trabajará de forma remota es aún más importante establecer procedimientos de seguridad cibernética para su bufete de abogados, y luego proporcionar capacitación sobre esas políticas. Asegúrese de que todos los empleados entiendan completamente los procedimientos y los riesgos, incluyendo cómo evitar el malware y cómo reconocer los correos electrónicos de phishing sospechosos.
Lo que sigue es un resumen las diferentes herramientas o software que necesitará para manejar remotamente varias funciones del bufete de abogados.
Videoconferencia
Muchos de ustedes sin duda están lidiando con la forma de llevar a cabo las reuniones con los clientes en nuestra nueva era de «distanciamiento social». Ahí es donde entran las herramientas de videoconferencia. Usando estas herramientas pueden tener reuniones de video cara a cara con clientes, colegas de trabajo, y co-abogados, entre otros. En este artículo aprenderá acerca de las cuestiones de seguridad relevantes que debe considerar junto con las descripciones de algunas de las herramientas de videoconferencia más populares disponibles para los abogados.
Sistemas telefónicos VOIP
En la mayoría de los bufetes de abogados son habituales los sistemas telefónicos fiables con capacidad de conferencia. Desafortunadamente, la mayoría de estos sistemas están ligados al despacho de abogados de la firma, lo que no se traduce bien en situaciones de trabajo remoto. Ahí es donde entran los sistemas telefónicos VoiP (voz sobre protocolo de Internet). Con la VoiP, las llamadas se enrutan a través de redes de protocolo de Internet; todo lo que se requiere es una conexión a Internet. El resultado final es que ya no estás atado a tu oficina. Con la VoiP normalmente se pueden hacer y recibir llamadas telefónicas ilimitadas (incluidas las internacionales, en muchos casos), realizar conferencias telefónicas, recibir (y almacenar) mensajes en diferentes formatos, y mucho más.
Software de gestión para práctica jurídica
Por supuesto, todo el personal de los bufetes de abogados deberá poder acceder fácilmente a los datos de los bufetes de abogados mientras trabaja a distancia, para eso recomendamos el programa de gestión de bufete de abogados de Thomson Reuter. La información de los bufetes de abogados deberá estar ubicada en un lugar centralizado e incluirá, entre otras cosas:
- contactos y calendarios
- facturación y seguimiento del tiempo
- documentos y otros datos relacionados con el asunto
- comunicaciones internas y externas
- datos financieros
Algunos sistemas de programas de abogados incluyen incluso capacidades de firma electrónica incorporadas, herramientas de gestión de clientes, correo electrónico integrado, mensajería de texto bidireccional y herramientas de comunicación y colaboración seguras como un portal de clientes.
Servicios de fax en línea
Aunque los servicios de fax en línea están disponibles desde hace más de una decada, muchos abogados desconocen su existencia. Eso va a cambiar ahora que la mayoría de los abogados trabajan a distancia, ya que el fax en línea facilita el envío y la recepción de documentos en formato digital. Dependiendo del servicio que se elija, los documentos pueden enviarse y recibirse por correo electrónico, un portal en línea o a través de una aplicación para smartphones.
Herramientas de escaneo
¡Si su empresa no se estuviera moviendo ya hacia una oficina sin papeles, no hay mejor momento que el presente! Especialmente porque los requisitos de presentación electrónica seran ahora más utilizados por el distanciamiento social. Por supuesto, para dejar de usar papel, tendrá que asegurarse de que los empleados del bufete que trabajen a distancia tengan acceso a un escáner fiable.
Herramientas de procesamiento de texto colaborativo
Hablando de documentos, también es un buen momento para considerar las herramientas de procesamiento de textos en línea. Con el procesamiento de textos en línea, puedes iniciar sesión desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y acceder al software de procesamiento de textos en la nube para crear documentos que se pueden almacenar en línea en una ubicación conveniente. Aún mejor: hay herramientas de colaboración incorporadas directamente en el software que facilitan el trabajo conjunto de los abogados en tiempo real.
Dictado de voz a texto
Por último, pero no menos importante, hay herramientas de dictado de voz a texto. Esta tecnología de reconocimiento de voz agiliza el proceso de creación de documentos. En lugar de dictar a una cinta, que luego debe entregar físicamente a un miembro del personal para que la escriba, simplemente se habla, y el texto aparece instantáneamente en la pantalla frente a usted.
El resultado final: Cuando se trata de herramientas de trabajo a distancia para bufetes de abogados, hay muchas herramientas asequibles y poderosas disponibles. La clave es realizar una evaluación de las necesidades de su bufete de abogados y determinar los tipos de herramientas que su bufete necesitará para que sus empleados trabajen a distancia.
Se el primero en comentar